Excelの業務をシステムにする前に、整理しておきたい5つのこと

「ファイルが重くて開かない」「だれかが上書きして数字が合わない」「最新版がどれか分からない」。 Excel はとても便利な道具ですが、使う人や件数が増えると、こうした困りごとが出てきます。 そこで「システムにしたい」と考えたとき、いきなり作り始めるより、先に少しだけ整理しておくと、費用も期間もぐっと読みやすくなります。

1. いちばん困っていることを1つ決める

システム化の相談で多いのは、「全部まとめて楽にしたい」というものです。気持ちはよく分かりますが、最初から全部を作ると、費用も期間も大きくなり、使い始めるまでに時間がかかります。

おすすめは、いちばん時間がかかっている作業、またはミスが起きると困る作業を1つだけ選ぶことです。 たとえば「毎朝の在庫の集計」や「請求書を作るための転記」などです。そこが楽になれば、次に何を足すべきかも自然と見えてきます。

2. だれが、いつ、どこで使うかを書き出す

同じ「在庫管理」でも、使う人と場面で作りがまったく変わります。

• 事務所のパソコンで、1人が入力する
• 倉庫で、何人かがスマホから同時に入力する
• お客さまにも一部を見てもらう

人数、使う端末、同時に使うかどうか、社外の人が触るかどうか。これだけでも書き出しておくと、作り手は必要な仕組みをすばやく判断できます。

3. 今のExcelの「表」と「ルール」を見せられるようにする

実際に使っている Excel ファイルは、何よりの資料です。どんな列があり、どの列を見て判断しているか、関数やマクロで何を計算しているかが分かります。 個人情報や売上などの見せられない部分は、ダミーの値に置きかえたもので十分です。

あわせて、「この欄が空なら発送しない」「月末だけは別のシートに移す」のような、頭の中にあるルールも書き出しておくと、作り直しが大きく減ります。

4. 「なくなったら困るもの」と「なくてもいいもの」を分ける

今の Excel には、昔は使っていたけれど今は見ていない列やシートが残っていることがよくあります。システムに移すときは、それらを全部作り直す必要はありません。

この3つに分けておくだけで、最初に作る範囲がはっきりし、見積もりもぶれにくくなります。

5. 移行のしかたを考えておく

新しいシステムができても、明日から全員がいきなり切りかえるのは大変です。 しばらく Excel と並行して使うのか、過去のデータを取りこむ必要があるのか、どの時点で切りかえるのかを、ざっくり決めておくと安心です。 過去データの取りこみは、それだけで作業になることが多いので、必要かどうかを早めに伝えておくのがおすすめです。

まとめ

• いちばん困っていることを1つ決める
• だれが、いつ、どこで使うかを書き出す
• 今の表と、頭の中のルールを見せられるようにする
• なくなったら困るものを見分ける
• 移行のしかたを考えておく

ここまで整理できていなくても、もちろん相談はできます。むしろ、一緒に整理するところからお手伝いするのが、なんでも屋さんの仕事です。